8 ویژگی کمتر شناخته‌شده مایکروسافت کوپایلوت را از دست ندهید
در نگاه اول، مایکروسافت کوپایلت شبیه ChatGPT به نظر می‌رسد اما ویژگی‌های کمتری دارد. با این حال، پس از گذراندن مدتی با آن، متوجه می شوید که دارای تعدادی ویژگی ارزشمند و کمتر شناخته‌شده است که امتحان آنها کاملاً توصیه می‌شود.
1. آپلود فایل‌ها
برای افزایش اثربخشی دستورات هوش مصنوعی، نیاز است که تا حد امکان اطلاعات زمینه‌ای را در اختیار نرم‌افزار قرار دهید. به جای افزودن متن بیشتر، بهتر است فایل‌ها و پوشه‌های مرتبط را آپلود کنید. با کوپایلت، می‌توانید به‌راحتی فایل‌های PDF و تصاویر JPEG را آپلود کنید. سپس نرم‌افزار این فایل‌ها را بررسی کرده و خلاصه‌ای از محتوا ارائه می‌دهد.
پس از دریافت اطلاعات اولیه، می‌توانید تحقیق خود را به‌صورت عمیق‌تر ادامه دهید. علاوه بر بررسی عناصر خاص موجود در فایل PDF، می‌توانید از نرم‌افزار بخواهید که به دلایل مختلف احتمالی بپردازد. اگر بخواهید تصویری را آپلود کنید، کوپایلت می‌تواند این فایل‌ها را مطابق با درخواست شما اسکن کند.
کوپایلت محدودیت هایی برای آپلود فایل دارد و به همین دلیل ممکن است لازم باشد فایل های خود را کوچک کنید. اگر در حال ارزیابی یک سند PDF هستید، صفحات غیر ضروری را حذف کنید.
2. کوتاه کردن دستورات آینده
نوشتن مکرر دستورات مشابه وقت‌گیر می‌شود. خوشبختانه، کوپایلت روشی برای جلوگیری از این مشکل دارد. اگرچه ابزار دقیقی برای ذخیره‌سازی دستورات وجود ندارد، اما می‌توانید مکالمات و وظایف خود را ساده‌تر کنید. وقتی کوپایلت اطلاعات کافی در مورد یک موضوع دریافت کند، می‌توانید دستورات کوتاه‌تر و حتی با یک یا دو کلمه ارائه دهید.
برای مثال، اگر به ایجاد لیست علاقه‌مندید، می‌توانید به کوپایلت بگویید لیست و سپس موارد موردنیاز را مشخص کنید. علاوه بر کوتاه کردن دستورات، می‌توانید زمان دسترسی خود را با ایجاد یک میان‌بر دسکتاپ برای کوپایلت در ویندوز مدیریت کنید.
3. ایجاد جداول
یکی از بهترین روش‌های استفاده از کوپایلت در ویندوز، ادغام این ابزار با اپلیکیشن های دیگر مایکروسافت است. به‌عنوان مثال، می‌توانید از آن برای ایجاد Pivot Tables در Excel استفاده کنید. استفاده از کوپایلت برای ایجاد این نوع جداول، زمان زیادی از کارهای دستی را ذخیره می‌کند.
علاوه بر این، دید بهتری نسبت به اطلاعات موردنیاز خواهید داشت. این ویژگی را می‌توانید برای هر جدولی که نیاز دارید ایجاد کنید؛ در کوپایلت گزینه‌ای وجود دارد که به شما امکان خلاصه‌سازی داده‌های موجود در صفحه گسترده را می‌دهد. اگرچه این ویژگی فرآیند خلاصه‌سازی را ساده‌تر می‌کند، همچنان بهتر است صحت اطلاعات را دوباره بررسی کنید.
4. خلاصه‌سازی متون طولانی
علاوه بر خلاصه‌سازی داده‌ها، کوپایلت می‌تواند نمای کلی مفیدی از متون طولانی در اختیار شما قرار دهد. شما می‌توانید یک سند PDF را به نرم‌افزار وارد کرده و از آن بخواهید اطلاعات موجود را بررسی کند یا داده‌هایی را از سراسر اینترنت استخراج کند. پس از درخواست خلاصه‌سازی، تمام اطلاعات در قالبی قابل فهم و ساده ارائه می‌شوند.
این ویژگی برای دریافت ایده کلی از کتاب‌های طولانی یا خلاصه‌سازی یادداشت‌های مطالعاتی و جلسات بسیار مفید است. اگر می‌خواهید از این قابلیت برای مقالات استفاده کنید، متن را کپی کرده و به کوپایلت وارد کنید. با این حال، تجربه شخصی نشان داده که این برنامه نمی‌تواند برخی لینک‌ها را به‌خوبی بخواند. همچنین ممکن است نیاز باشد متن خود را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، زیرا این برنامه تنها تا سقف 10240 کاراکتر را در هر پیام می‌پذیرد.
5. آیکون بازبینی گفتگوهای قبلی
یک تفاوت بزرگ بین ChatGPT و کوپایلت در نحوه دسترسی به مکالمات قبلی است. در ChatGPT، تمام مکالمات در نوار ابزار سمت چپ قابل مشاهده هستند. با این حال، در کوپایلت باید روی آیکون ساعت و فلش دایره‌ای کلیک کنید. پس از کلیک روی این آیکون، فهرستی از مکالمات قبلی خود را مشاهده خواهید کرد. شما می‌توانید موردی که علاقه دارید را انتخاب کرده و به آن بازگردید. همچنین می‌توانید هر مکالمه‌ای که دیگر به آن نیازی ندارید حذف کرده و در صورت نیاز مکالمات جدیدی آغاز کنید.
6. ایمیل‌های پیگیری بعد از جلسه
چه در جلسات اداری باشید و چه با هم‌کلاسی‌های خود همکاری کنید، احتمالاً فهرستی از اقدامات موردنیاز از این جلسات خواهید داشت؛ یا اگر می‌خواهید کارآمدتر باشید، بهتر است داشته باشید. با وجود وظایف متعدد دیگر، ممکن است به‌آسانی ارسال ایمیل‌های پیگیری را فراموش کنید.
یکی از بهترین روش‌ها برای استفاده از کوپایلت در Outlook، ارسال ایمیل‌های پیگیری به شرکت‌کنندگان جلسه است. می‌توانید اطلاعات موردنیاز آنها را مشخص کنید و جزئیات ضروری دیگر (مانند مهلت‌ها) را اضافه کنید. بسته به مخاطبان، حتی می‌توانید لحن پیام خود را تغییر دهید. پس از نوشتن ایمیل با کوپایلت، تنها نیاز به انجام تغییرات جزئی دارید. پس از انجام این مرحله، پیام آماده ارسال خواهد بود.
7. ایجاد اسلاید در پاورپوینت
کوپایلت می‌تواند کمک کند که هر ارائه‌ای در پاورپوینت را به بهترین شکل انجام دهید، یکی از روش‌های آن ایجاد اسلایدهاست. می‌توانید به نرم‌افزار یک دستور مشخص ارائه دهید تا تمام جزئیات مهم در آن گنجانده شوند؛ سپس کوپایلت بر اساس نیاز شما، یک اسلاید یا حتی کل ارائه را ایجاد می‌کند. در دستور خود، باید تا حد ممکن اطلاعات جزئی ارائه کنید. در صورت نیاز، تحلیل کاملی از هر اسلاید ارائه دهید.
هنگامی که پاورپوینت اسلاید شما را ایجاد کرد، می‌توانید همه چیز را برای تناسب بهتر با نیازهای خود ویرایش کنید. داشتن یک پیش‌نویس اولیه برای کار، احتمالاً باعث می‌شود که ایده‌های شما بهتر جریان پیدا کنند نسبت به زمانی که مجبور بودید از ابتدا شروع کنید. می‌توانید کوپایلت را با ویژگی‌های پیشرفته پاورپوینت ترکیب کنید تا ارائه‌های خود را به سطح بعدی ببرید.
8. طوفان فکری (Brainstorming)
اگرچه ممکن است در هنگام طوفان فکری با ChatGPT نتایج بهتری کسب کنید، اما اگر نمی‌خواهید از یک چت‌بات دیگر استفاده کنید، کوپایلت نیز در این زمینه بسیار مؤثر است. این ابزار به شما امکان می‌دهد برای امتحانات آماده شوید، ایده‌های خلاقانه خود را تحقق بخشید، برای مصاحبه‌های شغلی آماده شوید و بسیاری موارد دیگر.
کوپایلت در ارائه ایده‌ها به‌صورت نکات کلیدی بسیار خوب عمل می‌کند. شما طرح‌های جامعی دریافت خواهید کرد و سپس می‌توانید پرسش‌های پیگیری کنید تا تحقیق خود را عمیق‌تر کنید. در حالی که می‌توانید از پرسش‌هایی که بعد از هر پاسخ ظاهر می‌شوند استفاده کنید، کوپایلت همچنین اجازه می‌دهد در صورت نیاز پرسش‌های خاص خود را مطرح کنید.
ایجاد نقشه ذهنی (Mindmapping) با کوپایلت سخت‌تر است. تجربه نشان می‌دهد که کوپایلت به جای ترسیم افکار و فرآیندهای ذهنی کاربر، تنها لیستی از اپلیکیشن‌هایی که در این زمینه تخصص دارند ارائه می‌دهد. اما برای طوفان فکری عمومی، نباید مشکلات زیادی داشته باشد.
