این روزها، با صرف زمان زیادی که به صورت آنلاین سپری می کنید، به راحتی فضاهای دیجیتالی شما به هم ریخته می شود. این آشغال دیجیتال فضای ذخیره‌سازی شما را پر می‌کند، صفحه‌نمایش‌هایتان را آشفته می‌کند و سرعت دستگاه‌هایتان را کاهش می‌دهد. به هم ریختگی دیجیتال نیز دامنه توجه شما را تکه تکه می کند و بهره وری شما را کاهش می دهد.
همانطور که گفته شد، مانند مرتب کردن فضاهای کاری فیزیکی، شل کردن فضاهای دیجیتال شما به طور قابل توجهی بر رفاه و بهره وری شما تأثیر می گذارد. در این مقاله، ما برخی از فضاهای دیجیتال را پوشش می دهیم که می توانند از یک مرتب سازی استفاده کنند.
1. دسکتاپ کامپیوتر خود را مرتب کنید
بیایید با فضای دیجیتالی شروع کنیم که احتمالاً بیشترین زمان یعنی در دسکتاپ رایانه خود می گذرانید. این اولین فضایی است که هنگام راه‌اندازی رایانه‌تان می‌بینید، و همچنین فایل‌های کاری مهم، اسکرین‌شات‌ها، بازی‌ها، برنامه‌های کاری و همه چیز را در خود جای می‌دهد.
یک دسکتاپ به هم ریخته یافتن آنچه را که به دنبال آن هستید دشوار می کند، بنابراین برای مدیریت و سازماندهی فایل های رایانه خود زمان بگذارید. می توانید با رعایت این نکات شروع کنید:
- از تبدیل دسکتاپ خود به مقصد برای دانلود خودداری کنید، زیرا این کار باعث پر شدن آن و ایجاد آشفتگی می شود. در عوض، پوشه‌های تعیین‌شده برای هر نوع فایل در پوشه Downloads خود ایجاد کنید.
- تمام نسخه های استفاده نشده یا چندگانه یکسان اپلیکیشن ها، فایل ها، تصاویر و اسناد را روی دسکتاپ خود حذف کنید. هر فایل مهمی را که اغلب استفاده نمی کنید در یک درایو اکسترنال یا فضای ذخیره سازی ابری کپی کنید تا فضا آزاد شود.
- فایل‌های باقی‌مانده روی دسکتاپ خود را در پوشه‌ها سازماندهی کنید و به هر پوشه یک نام معنادار مانند “پروژه‌های کاری” یا “تصاویر” بدهید.
- اپلیکیشن های پر استفاده را به نوار وظیفه در پایین صفحه خود اضافه کنید.
- برای داشتن ظاهری تمیز و بدون درهم و برهم، والپیپر دسکتاپ مینیمالیستی اضافه کنید.
دسکتاپ رایانه شما لحن روز کاری شما را تنظیم می کند، بنابراین مطمئن شوید که فضایی مرتب و سازمان یافته است.
2. مرورگر وب خود را سازماندهی کنید
مرورگر وب شما یکی دیگر از فضای دیجیتالی است که وقتی چندین تب را باز می کنید به سرعت می تواند به هم ریخته شود. این بخش قابل توجهی از حافظه رم شما را می گیرد و می تواند باعث کند شدن یا از کار افتادن رایانه شما شود، البته ناگفته نماند که بسیار حواس پرتی است. در حالی که دوست دارید عادت تمرکز روی یک تب را در یک زمان ایجاد کنید، همیشه آسان نیست. با این حال، راه های دیگری برای سازماندهی تب های مرورگر و افزایش بهره وری شما وجود دارد، از جمله:
- بوکمارک کردن وب سایت ها و صفحات برای دسترسی به آنها در آینده؛ همچنین ممکن است بخواهید هر از گاهی بوکمارک های خود را مرور کنید و هر کدام را که دیگر نیاز ندارید حذف کنید.
- استفاده از افزونه مانند OneTab که همه تب های باز شما را در یک تب جمع می کند، باعث صرفه جویی در حافظه و جلوگیری از حواس پرتی می شود.
- استفاده از گروه‌های تب گوگل کروم برای ایجاد دسته‌بندی برای تب های مختلف و جابه‌جایی سریع بین آنها.
- حذف افزونه های استفاده نشده مرورگر که سرعت مرورگر شما را کاهش می دهند.
با منظم نگه داشتن مرورگر خود و عاری از حواس‌پرتی، می‌توانید کارآمدتر کار کنید و از خراب شدن یا کاهش سرعت آن جلوگیری کنید.
3. صندوق ورودی ایمیل خود را مرتب کنید
چرا هنوز از سرویس‌هایی که یک دهه پیش استفاده از آنها را متوقف کرده‌اید ایمیل دریافت می‌کنید؟ اگر صندوق ورودی ایمیل شما مانند لیستی بی پایان از ایمیل های باز نشده به نظر می رسد، وقت آن است که اقدام کنید. صندوق ورودی ایمیل شما یک واحد ذخیره سازی برای معاملات خرید یا خبرنامه های مزاحم نیست، بنابراین مهم است که ایمیل های خود را شلوغ و سازماندهی کنید تا بهره وری را افزایش دهید.
این به شما کمک می کند تا از ایمیل های مهم مطلع شوید و استرس را کاهش دهید. در ادامه چند نکته برای مرتب کردن صندوق ورودی ایمیل شما آورده شده است:
- اشتراک خبرنامه ها یا ایمیل های دیگری را که دیگر نیاز ندارید لغو کنید. عادت کنید که اشتراک خبرنامه‌ها و ایمیل‌هایی را که قصد خواندن آنها را ندارید به محض ورود، لغو کنید.
- یک حساب ایمیل دیگر برای ایمیل های غیر ضروری ایجاد کنید. می توانید از این حساب ایمیل برای ثبت نام در خدمات آنلاین، ایمیل های تبلیغاتی و خبرنامه ها استفاده کنید.
- اگر کاربر جیمیل هستید، می توانید صندوق ورودی جیمیل خود را بر اساس فرستنده، موضوع و برچسب مرتب کنید تا ایمیل ها را سریع پیدا کنید.
- اعلان های ایمیل خود را سفارشی کنید و زمان فعالیت های مربوط به ایمیل را مسدود کنید تا از حواس پرتی جلوگیری کنید.
صرف زمان بیش از حد در صندوق پستی ایمیل خود اغلب به نظر تلاشی سازنده است، اما لزوماً اینطور نیست. با مرتب کردن صندوق ورودی خود، می توانید روی کارهای مهم تر تمرکز کنید و سازماندهی کنید.
4. گوشی هوشمند خود را تمیز کنید
گوشی هوشمندتان همراه روزمره شماست، بنابراین به راحتی با اپلیکیشن ها، فایل‌ها، تصاویر و اعلان‌ها شلوغ می‌شود. بعلاوه، اگر یک فعال از راه دور هستید، به احتمال زیاد، برای کار بیشتر به گوشی هوشمند خود متکی هستید. همانطور که گفته شد، تمیز کردن و سازماندهی گوشی هوشمند خود برای کارآمد ماندن بسیار مهم است. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما در رسیدن به این هدف کمک می کند:
- اپلیکیشن های استفاده نشده را از صفحه اصلی خود حذف کنید. علاوه بر این، اگر اغلب حواس‌تان به اپلیکیشن های رسانه‌های اجتماعی در گوشی هوشمندتان پرت می‌شود، آنها را حذف کنید و به جای آن از نسخه‌های مبتنی بر وب‌شان استفاده کنید. این یک مرحله اضافی اضافه می کند که دسترسی به آنها را سخت تر می کند.
- اپلیکیشن های مشابه را در پوشه ها سازماندهی کنید و به هر پوشه یک نام معنادار بدهید. ممکن است اپلیکیشن های بهره وری، سرگرمی و ارتباط را در پوشه های جداگانه داشته باشید.
- از راهکارهای ذخیره سازی ابری برای پشتیبان گیری از فایل ها و اسناد مهم استفاده کنید. با این کار مقداری فضای ذخیره‌سازی در دستگاه شما آزاد می‌شود و دسترسی به فایل‌ها از هر جایی آسان‌تر می‌شود.
- اعلان های خود را سفارشی کنید تا ساعات کاری شما را منعکس کند و از حواس پرتی جلوگیری کند. به عنوان مثال، شما نمی خواهید در ساعات کاری اعلان های تیک تاک یا اینستاگرام را دریافت کنید، زیرا حواس شما را پرت می کند و مرکز اعلان شما را به هم می ریزد.
5. فهرست مخاطبین خود را سازماندهی کنید
اگر فهرست مخاطبین خود را مرور کنید، به احتمال زیاد اکثر مخاطبین را نخواهید شناخت. این فهرست ممکن است پر از مخاطبینی باشد که ممکن است سالها پیش اضافه کرده باشید، اما لزوماً نیازی به تماس با آنها ندارید، یا مخاطبین اخیری که به درستی ذخیره نکرده‌اید. مرتب نگه داشتن مخاطبین به شما کمک می کند افراد مناسب را به سرعت پیدا کنید و از موقعیت های ناخوشایند جلوگیری کنید.
در ادامه به چند نکته برای کمک به سازماندهی لیست مخاطبین اشاره خواهیم کرد:
- از مخاطبین خود در حساب آیکلود یا گوگل خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. این تضمین می کند که مخاطبین شما همیشه ایمن هستند و از هر دستگاهی قابل دسترسی هستند.
- مخاطبین خود را بر اساس زمینه رابطه خود نام ببرید. به عنوان مثال، اگر در یک رویداد شبکه با شخصی ارتباط برقرار کرده اید، نام او را به دنبال “رویداد شبکه” اضافه کنید.
- جزئیات دیگری مانند آدرس ایمیل را به مخاطبین خود اضافه کنید.
- مخاطبین تکراری را ادغام کنید و مخاطبینی را که دیگر نیاز ندارید حذف کنید.
- مخاطبین پرکاربرد را به لیست علاقه مندی های خود اضافه کنید. این به شما کمک می کند تا در صورت نیاز به سرعت آنها را پیدا کنید.
6. فیدهای رسانه های اجتماعی خود را مدیریت کنید
وقتی در فیدهای بی پایان محتوای نامربوط می‌چرخید، رسانه‌های اجتماعی می‌توانند به قاتل زمان‌بر و بهره‌وری تبدیل شوند. این تلاشی برای به راه انداختن جنگ علیه رسانه های اجتماعی نیست، بلکه تلاشی برای بی نظم کردن فید شما است، بنابراین می توانید با افراد و برندهایی که واقعاً به آنها اهمیت می دهید ارتباط برقرار کنید.
مرتب کردن این فضای دیجیتال به از بین بردن سر و صدا کمک می کند، شما را روی چیزهایی که مهم هستند متمرکز می کند و سلامت روانی مثبت را حفظ می کند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند فیدهای رسانه های اجتماعی خود را مرتب کنید:
- افراد و برندهایی را که دیگر به شما علاقه ای ندارند آنفالو کنید.
- دوستان نزدیک، اعضای خانواده و افرادی که محتوای مرتبط را به اشتراک می گذارند را دنبال کنید.
- پست هایی را لایک کنید، نظر دهید و به اشتراک بگذارید که با علایق شما مطابقت دارند. این به الگوریتم ها کمک می کند تا محتوای مرتبط تری را نشان دهند.
- حساب‌هایی را که اغلب پست می‌کنند یا به شما بی‌ربط هستند، بی‌صدا کنید.
- محرک هایی که بهره وری شما را مختل می کنند را حذف کنید. به عنوان مثال، اگر با نشان‌های اعلان روی نمادهای برنامه‌تان حواس‌تان پرت می‌شود، آنها را غیرفعال کنید.
7. سیستم مدیریت وظایف خود را تنظیم و سازماندهی کنید
این یکی دیگر از فضای دیجیتال حیاتی است که نیاز به توجه ویژه دارد. بهترین راه برای رسیدن به اهداف و بهره وری، داشتن برنامه و سازماندهی وظایف خود برای حداکثر کارایی است. لیست وظایف به هم ریخته می تواند طاقت فرسا باشد و تمرکز را دشوار کند. در اینجا چند نکته برای کمک به شما برای شروع وجود دارد:
- از برنامه های مدیریت وظایف برای فهرست کردن و سازماندهی وظایف خود استفاده کنید. می‌توانید از برنامه‌هایی مانند Trello یا Asana برای سازماندهی کردن وظایف خود استفاده کنید.
- اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت. شما می توانید با تهیه لیست کارهای خود با استفاده از ماتریس آیزنهاور به این هدف برسید.
- کارهای بزرگتر را به تکه های کوچکتر تقسیم کنید.
- لیست وظایف خود را به طور منظم مرور کنید و کارهای انجام شده را پاک کنید.
- ضرب الاجل تعیین کنید و مطمئن شوید که به آنها پایبند هستید.
مرتب کردن فضاهای دیجیتالی کارآمد ماندن را برای شما آسان تر می کند. با صرف زمان برای تمیز کردن و سازماندهی فضاهای دیجیتالی خود، قادر خواهید بود بر آنچه مهم است متمرکز بمانید و حواس پرتی را حذف کنید. انجام منظم این کار به شما کمک می کند زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و به سمت اهداف خود پیشرفت بیشتری کنید.
