چگونه با برگزاری جلسه آنلاین ارتباطات سازمانی را بهبود بخشیم؟
ارتباطات سریع و کارآمد برای موفقیت سازمان‌ها امری حیاتیست! در عصر حاضر برگزاری جلسات آنلاین به یکی از مهم‌ترین ابزارها برای بهبود و ارتقای ارتباطات سازمانی تبدیل شده است؛ این جلسات با فراهم آوردن بستری برای تعامل مستقیم و بی‌واسطه، به تیم‌ها امکان می‌دهند تا به راحتی ایده‌ها، نظرات و بازخوردهای خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. جلسات آنلاین موانع روشهای سنتی ارتباطی و جلسات حضوری در سازمان را از بین می‌برند و پیوند بین افراد یک سازمان را به شکل چشمگیری آسان می‌کند.
برگزاری جلسه آنلاین به ایجاد فضای کاری پویا و انعطاف‌پذیر کمک می‌کند و با استفاده از این فناوری، سازمان‌ها می‌توانند جلسات خود را به شکلی کارآمدتر و سازمان‌یافته‌تر برگزار کنند. این شکل از برگزاری جلسات نسبت به برگزاری روشهای سنتی و حضوری مزایا و سهولت بسیاری دارد که باعث شده در سازمان‌های بزرگ و کوچک از آن استقبال زیادی شود. در ادامه به مزایای این روش ارتباطی محبوب می‌پردازیم.
دلایل بهبود ارتباطات سازمانی با جلسات آنلاین
با توجه به مزایای متعددی که این نوع از جلسات ارائه می‌دهند، به شکل قابل توجهی بر بهره‌وری، همکاری و رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارند. برخی از مهم‌ترین دلایل بهبود ارتباطات سازمانی با استفاده از جلسات آنلاین عبارت‌اند از:
- سهولت دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی
- شفافیت در ارتباط
- مشارکت در امور
- صرفه‌جویی در وقت و انرژی
- تقویت فرهنگ سازمانی
سهولت دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی
جلسات آنلاین، دنیای ارتباطات سازمانی را متحول کرده است! این جلسات، با حذف موانع فیزیکی مانند فاصله و زمان، به ما اجازه می‌دهند تا به راحتی با همکاران خود در سراسر جهان ارتباط برقرار کنیم. دیگر نیازی به سفرهای طولانی و صرف وقت زیاد برای حضور در یک مکان خاص نیست؛ تنها با چند کلیک ساده می‌توانیم از هر نقطه‌ای از جهان، در جلسه حضور پیدا کنیم و در جریان آخرین اتفاقات شرکت قرار بگیریم.
در این جلسات، همه افراد فرصت برابر برای بیان نظرات و ایده‌های خود را دارند، بدون اینکه نگران مسافت یا زمان باشند. برگزاری جلسه آنلاین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با کارکنان دورکار نیز به راحتی ارتباط برقرار کنند و آن‌ها را در جریان فعالیت‌های شرکت قرار دهند، این نکته باعث افزایش حس تعلق سازمانی و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود.
شفافیت در ارتباط
در برگزاری جلسات آنلاین، تمام اعضای تیم می‌توانند به طور مستقیم و بدون واسطه با یکدیگر تعامل داشته باشند و سوالات خود را مطرح کنند. این مزیت باعث می‌شود تا اطلاعات به صورت شفاف و دقیق در سازمان جریان پیدا کند و از بروز سوء تفاهمات جلوگیری شود؛ همچنین، با ضبط جلسات آنلاین، می‌توان به راحتی به سوابق و آنچه در جلسه گذشته است، دسترسی پیدا کرد و از تصمیمات گرفته شده مطلع شد. این عوامل در نهایت باعث افزایش اعتماد و اطمینان بین اعضای تیم می‌شود و به شفافیت بیشتر در سازمان کمک می‌کند.
مشارکت در امور
جلسات آنلاین، با ایجاد فضایی باز و برابر، به مشارکت بهتر کارکنان در تصمیم‌گیری‌های سازمانی کمک شایانی می‌کنند. در این جلسات، همه افراد، صرف نظر از موقعیت یا سلسله مراتب سازمانی، فرصت یکسانی برای بیان نظرات و ایده‌های خود دارند. در این روش ارتباطی نظرات افراد سازمان شنیده می‌شود و در تصمیم‌گیری‌ها نقش فعالی دارند؛ همچنین، با استفاده از ابزارهای تعاملی مانند نظرسنجی و چت، می‌توان به راحتی به جمع‌آوری بازخورد از همه اعضای تیم پرداخت و از این طریق، تصمیمات بهتری گرفت.
مشارکت و تعامل در امور سازمان منجر به کاهش موانع روانی افراد می‌شود! در جلسات حضوری، برخی از افراد ممکن است به دلیل خجالتی بودن یا ترس از قضاوت شدن، از بیان نظرات خود خودداری کنند؛ اما در جلسات آنلاین، این موانع کمتر احساس می‌شود و افراد راحت‌تر می‌توانند ایده‌های خود را مطرح کنند.
صرفه‌جویی در وقت و انرژی
جلسات آنلاین، با حذف نیاز به سفر و جابجایی، به طور چشمگیری در زمان و انرژی شرکت‌ها و کارکنان صرفه‌جویی می‌کنند. دیگر نیازی نیست کارمندان ساعت‌ها در ترافیک باشند یا هزینه‌های سفر را متحمل شوند. این صرفه‌جویی در زمان، به کارمندان اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را روی انجام وظایف اصلی‌شان بگذارند و بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.
علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، جلسات آنلاین به کاهش هزینه‌های سازمان نیز کمک می‌کنند. هزینه‌های مربوط به رزرو هتل، غذا و سایر هزینه‌های جانبی سفر به طور کامل حذف می‌شود. با کاهش زمان سفر، کارمندان کمتر خسته می‌شوند و با انرژی بیشتری به کار خود ادامه می‌دهند. این مزیت به بهبود روحیه کارکنان و در نتیجه افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند.
تقویت فرهنگ سازمانی
یکی دیگر از مزایای جلسات آنلاین در تقویت فرهنگ سازمانی، ایجاد فضایی صمیمی‌تر و دوستانه‌تر است. در این جلسات، کارمندان می‌توانند به صورت غیررسمی با هم ارتباط برقرار کنند و روابط شخصی خود را تقویت کنند؛ این نکته به ایجاد محیط کاری مثبت و پویا کمک می‌کند و در نهایت منجر به افزایش رضایت شغلی افراد می‌شود. تقویت فرهنگ سازمانی در برگزاری جلسه آنلاین، امکان برگزاری رویدادهای فرهنگی و اجتماعی و تعاملات موثر را برای کارکنان فراهم می‌کند.
ابزارها و پلتفرم جلسه آنلاین
سازمان‌ها برای برگزاری جلسه آنلاین می‌توانند از ابزارهای مختلف اشتراک‌گذاری صفحه، چت گروهی و ضبط جلسات برای افزایش بهره‌وری و پیگیری بهتر وظایف استفاده کنند. این امکانات به اعضای تیم این امکان را می‌دهند تا پس از جلسه نیز به اطلاعات و بحث‌های مطرح‌شده دسترسی داشته باشند و از این طریق، روند ارتباطات داخلی تقویت شود. هر یک از این ابزارها ویژگی‌های خاص خود را دارند و برای نیازهای مختلفی مناسب هستند. عوامل مهمی که باید برای انتخاب ابزارهای جلسه آنلاین در نظر گرفت عبارت‌اند از:
- تعداد شرکت‌کنندگان
- امکانات مورد نیاز
- یکپارچگی با سایر ابزارها
- امنیت
- هزینه
در نهایت و با در نظر گرفتن اولویت‌ها و نیازهای سازمان از مواردی که گفته شد می‌توانید از ابزارهایی مانند موارد زیر برای برگزاری با کیفیت جلسات استفاده کنید. تعدادی از این ابزارهای ارتباطی عبارت‌اند از:
- Alocom
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- GoToMeeting
- Adobe Connect
- Cisco Webex Meetings
- Jitsi Meet
- Skype
علاوه بر این موارد برای دسترسی با اطمینان، کیفیت و پشتیبانی می‌توانید از دیگر پلتفرم‌های برگزاری جلسه آنلاین استفاده کنید.
جمع‌بندی
در انتهای این مطلب به شکلی دقیق و عمیق با مزایای برگزاری جلسه آنلاین در مقایسه با روشهای سنتی ارتباطی در سازمان‌ها آشنا شده‌اید! مهم‌ترین مزیت عصر ارتباطات از میان برداشتن موانع ارتباطی، گسترش افق دید و سهولت زندگی بشر است، برگزاری جلسه آنلاین نیز پیرو همین موارد به روش محبوب و پرطرفدار دنیای کسب‌وکار تبدیل شده است.
سلب مسئولیت: ایستگاه آی تی صرفا نمایش‌دهنده این متن تبلیغاتی بوده و سایت مسئولیتی درباره محتوای آن ندارد.
