چند نکته و ترفند گوگل درایو که همه باید بدانند

گوگل درایو پر از ویژگی‌هایی است که به سازماندهی، اشتراک‌گذاری و دسترسی به فایل‌ها کمک می‌کند و کار با آن‌ها را ساده‌تر می‌سازد. با این وجود، برخی از بهترین ابزارهای آن اغلب نادیده گرفته می‌شوند. از نشان‌دار کردن فایل‌های مهم گرفته تا دسترسی آفلاین به آنها، در این مقاله 9 نکته ضروری برای Google Drive آورده شده که می‌تواند گردش کار شما را بهبود بخشد.

ستاره گذاری فایل ها و پوشه های مهم

یافتن یک فایل خاص در گوگل درایو گاهی اوقات می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، مخصوصاً زمانی که با تعداد زیادی فایل و پوشه روبرو هستید. با این حال، اگر به دسترسی سریع به برخی از فایل‌ها یا پوشه‌ها نیاز دارید، می‌توانید با “ستاره‌دار” کردن آنها، خود را از زحمت جستجوی مکرر برای یافتن فایل‌های مورد نظر راحت کنید.

برای ستاره‌دار کردن یک فایل یا پوشه در گوگل درایو، کافی است روی آن کلیک راست کنید و از منوی Organize، گزینه ‘Add to Starred’ را انتخاب نمایید. پس از این کار، آیتم‌های ستاره‌دار در بخش ‘Starred’، که در نوار کناری سمت چپ گوگل درایو قرار دارد، نمایش داده می‌شوند. این قابلیت برای مدیریت اسناد مهم، فایل‌هایی که به طور مکرر استفاده می‌شوند، یا فایل‌های مربوط به پروژه‌های در جریان بسیار مفید است.

از جستجوی پیشرفته برای یافتن فایل های خود استفاده کنید

شما می‌توانید از قابلیت جستجو در Google Drive برای یافتن فایل‌ها و پوشه‌های خود بهره ببرید. با این وجود، استفاده از گزینه جستجوی پیشرفته کنار کادر جستجو، نتایجی سریع‌تر و دقیق‌تر را به ارمغان می‌آورد. این امکان، فیلتر کردن نتایج بر اساس نوع فایل، مالک، مکان و حتی تاریخ تغییر را فراهم می‌کند که در صورت داشتن تعداد زیادی اسناد و نیاز به یافتن مورد خاصی، بسیار مفید است.

همچنین، Google Drive از اپراتورهای بولین پشتیبانی می‌کند که مشابه با Gmail است. شما می‌توانید از دستوراتی مانند from:، type:، AND، OR، owner:، before:، title: و غیره استفاده کنید تا جستجوی خود را بهینه‌سازی کرده و فایل‌ها را به سرعت پیدا کنید. به عنوان مثال، وارد کردن type:pdf owner:me before:2023 در جستجوی Google Drive، تمام فایل‌های PDF ایجاد شده تا قبل از سال 2023 را نمایش می‌دهد.

دسترسی آفلاین را برای فایل های خود تنظیم کنید

اگر دائماً به اینترنت دسترسی ندارید، فعال‌سازی دسترسی آفلاین برای فایل‌های گوگل درایو می‌تواند بسیار مفید باشد. این امکان را به شما می‌دهد که اسناد، جداول و ارائه‌های خود را بدون نیاز به اینترنت مشاهده و ویرایش نمایید. نکته جالب این است که هر تغییری که در حالت آفلاین ایجاد می‌کنید، به محض اتصال دوباره به اینترنت، به صورت خودکار همگام‌سازی خواهد شد.

برای راه‌اندازی دسترسی آفلاین، به بخش تنظیمات گوگل درایو مراجعه کنید و گزینه مربوط به دسترسی آفلاین را فعال نمایید. با انجام این کار، فایل‌های اخیر گوگل Docs، Sheets و Slides شما به صورت آفلاین قابل دسترسی خواهند بود. علاوه بر این، می‌توانید با کلیک بر روی آیکون سه نقطه کنار فایل و انتخاب گزینه ‘Make available offline’، فایل‌های قدیمی‌تر را نیز برای ویرایش در حالت آفلاین آماده کنید.

از نوار کناری Activity استفاده کنید

سایدبار Activity در Google Drive یک ابزار مفید است که به شما امکان می‌دهد تا بر فایل‌های خود، به ویژه در محیط‌های اشتراکی، نظارت داشته باشید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا ویرایش‌ها را پیگیری و تاریخچه ویرایش فایل‌ها را به سرعت مرور کنید.

تنها کافی است یک فایل یا پوشه را در Google Drive انتخاب کرده، روی آیکون اطلاعات در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید و سپس به تب Activity بروید. این تب، زمان‌بندی فعالیت‌هایی مانند نظرات، ویرایش‌ها، و رویدادهای اشتراک‌گذاری را نمایش می‌دهد و اطلاع‌رسانی درباره تمام تغییرات و تعاملات مربوط به یک فایل یا پوشه را ساده می‌کند.

پسوند Save to Google Drive را دریافت کنید

اگر شما معمولاً فایل‌ها را از اینترنت دانلود می‌کنید تا دوباره آنها را در Google Drive بارگذاری کنید، افزونه مرورگر Save to Google Drive برای شما مفید خواهد بود. این ابزار ساده به شما اجازه می‌دهد تا اسناد، تصاویر، ویدیوها و حتی کل صفحات وب را مستقیماً در Google Drive خود ذخیره کنید.

وقتی با فایل یا صفحه وبی مواجه می‌شوید که می‌خواهید آن را ذخیره کنید، تنها کافی است روی آن کلیک راست کرده و گزینه Save to Google Drive را انتخاب نمایید. این افزونه رایگان است و ابزاری ضروری برای کسانی است که می‌خواهند به سرعت و بدون دردسر اضافی محتوای آنلاین را ذخیره کنند.

از طریق File Explorer به Google Drive دسترسی پیدا کنید

دسترسی به فایل‌های Google Drive بدون نیاز به باز کردن مرورگر امکان‌پذیر است. با اضافه کردن Google Drive به Windows File Explorer، می‌توانید به صورت یکپارچه فایل‌ها را مدیریت و مستقیماً از روی دسکتاپ آپلود کنید. این کار یک پوشه در کامپیوتر شما ایجاد می‌کند که همانند یک درایو مجازی عمل می‌کند و به شما اجازه می‌دهد که با Google Drive مانند هر پوشه دیگری تعامل داشته باشید.

برای دسترسی آفلاین، فعال کردن گزینه Mirror files ممکن است. این امکان، فایل‌های Google Drive را بر روی کامپیوتر شما ذخیره می‌کند تا همواره قابل دسترس باشند، حتی زمانی که آنلاین نیستید.

از میانبرهای کیبورد استفاده کنید

همانند سایر سرویس‌ها، Google Drive نیز از میانبرهای کیبورد برای بهبود تجربه کاربری و افزایش کارایی پشتیبانی می‌کند. شاید شما قبلاً از میانبرهای رایجی مانند Ctrl + A برای انتخاب همه یا Ctrl + Z برای بازگرداندن استفاده کرده باشید، اما میانبرهای دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند بهره‌وری شما را افزایش دهند.

به عنوان مثال، با فشردن کلید / (اسلش) مستقیماً به نوار جستجو می‌روید و با Alt + N منوی جدید را باز می‌کنید. برای دیدن تمام میانبرهای صفحه کلیدی که Google Drive ارائه می‌دهد، می‌توانید Ctrl + / را فشار دهید. به خاطر سپردن برخی از این میانبرها، اگرچه نه همه، می‌تواند به شما کمک کند تا به طور مؤثرتری ناوبری کرده و زمان صرفه‌جویی کنید.

فایل های Google Drive را با حساب های غیر جیمیل به اشتراک بگذارید

اشتراک‌گذاری فایل‌های Google Drive با کاربران Gmail آسان است، اما ممکن است ندانید که می‌توانید فایل‌ها را با کسانی که حساب گوگل ندارند هم به اشتراک بگذارید. برای این کار، بر روی فایل یا پوشه‌ای که می‌خواهید به اشتراک بگذارید کلیک راست کنید و گزینه Share > Share را انتخاب نمایید.

سپس در منوی باز شده، دسترسی را از Restricted به Anyone with the link تغییر دهید. پس از آن، روی دکمه Copy link کلیک کنید تا لینک را کپی نمایید. حال می‌توانید این لینک را با هر فردی به اشتراک بگذارید و آن‌ها قادر خواهند بود بدون نیاز به حساب Google به فایل دسترسی پیدا کنند.

هرزنامه‌ها را در Drive مسدود کنید

هرزنامه تنها در جیمیل مشکل‌ساز نیست. کلاهبرداران غالباً از قابلیت اشتراک‌گذاری گوگل درایو برای فرستادن فایل‌های مخربی که ممکن است در درایو شما ظاهر شوند، سوءاستفاده می‌کنند. هرچند که مقابله با این دست کلاهبرداران می‌تواند خسته‌کننده باشد، اما مسدودسازی آن‌ها راه‌حلی سریع و کارآمد است.

اگر کسی فایل‌ها یا پوشه‌هایی را بدون میل شما با شما به اشتراک می‌گذارد، می‌توانید آنها را در گوگل درایو مسدود کنید تا از اختلالات آتی پیشگیری کنید. کافی است فایل به اشتراک‌گذاشته شده توسط کاربر موردنظر را بیابید، روی آن کلیک راست کنید و گزینه‌ی Report or block > Block [ایمیل/نام کاربری] را انتخاب نمایید.

مسدود کردن کاربری نه تنها از اشتراک‌گذاری هرگونه محتوایی با شما در آینده جلوگیری می‌کند، بلکه تمامی فایل‌هایی که پیش‌تر با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند را نیز حذف می‌کند. با ادغام این روش‌ها در برنامه‌ی روزانه‌تان، می‌توانید به بهترین شکل از امکانات گوگل درایو بهره‌مند شوید. پس از اینکه خودتان این موارد را امتحان کردید، مطمئن شوید. به خاطر داشته باشید، هر چه بیشتر جستجو کنید، امکانات بیشتری را کشف خواهید کرد تا گوگل درایو را به نحو احسنت برایتان به کار گیرد.